Proje, Yönetim, Yöneticilik

•          Birden çok işletmenin ve çok kişinin işbirliği yapmasını gerektiren işlerde,

•          Değişik ve birbiriyle ilişkili/ etkileşim içinde olan işlerin görevlere ayrılmasında,

•          İlk kez karşılaşılan işlerin planlama ve uygulanmasında,

•          Belirlenen sürede bitirilmesi zorunlu işlerde proje tekniklerine ihtiyaç artmış ve önem kazanmıştır.

Proje Nedir?

•          Belli bir süre içinde ve belli bir bütçe dâhilinde bir kez yapılması gereken karmaşık bir iştir.

•          İş alanlarına göre;

•          İktisat; kaynakların etkili kullanımının sağlanması amacıyla hazırlanan programlar,

•          İnşaat, makine v.b. plan ve çizimler,

Proje, sistemler içinde düşünme ve çalışma yolu aranmasıdır. Proje ve sistem birbirinden ayrılmayan iki kavramdır.

Yönetim görevi, sorun çözümlerinin uygulanması için gerekli tüm önlemler,

Sistem görevi ise, bütün sorun çözüm önlemleri, yani sistem tasarımı sürecidir.

Projelerin Ortak Unsurları

•          Başlama ve bitme noktaları vardır.

•          Çeşitli görev, faaliyet ya da olayları kapsar,

•          Bir takım farklı kaynaklar gerektirir.

Her projenin kendine has şekilde planlanması ve kontrol edilmesi gerekir.

Nasıl yapılacağına ilişkin prensipler aynı olacaktır. Ayrıntılar farklı olacaktır.

Proje İşlerinin Diğer İşlerden Farkı

•          Sonuç, bütçe ve zaman gibi üç kısıtlama altında yapılır.

•          Yaratıcılık, yenilik gerektirir. Katkı ve katılımın yanı sıra davranış değişikliğini içerir.

•          Bilgi toplama, proje oluşturma, uygulama, izleme başka kuruluş ve kişilerle çalışmayı gerektirir.

•          Kurumu ve yönetim sistemlerini de kapsar,

•          Planlama ve organizasyon, rutin işlere göre aylarca devam edebilir.

•          Etkin ve kültürel ihtiyaçlara duyarlı bir yönetimi gerektirir.

Yönetim

•          Kaynakların olumlu sistemli ve başarılı bir biçimde kullanılmasıyla ilgili bir sanat ve aynı zamanda bir bilimdir.

•          Yönetim sanatı, İşlerin başkaları aracılığıyla yaptırtması eylemidir.

•          Yönetim Bilimi, Kurum/işletme işlevlerine ilişkin eylemlerin sistem ve kontrollerin planlanması ve düzenlemesidir.

•          Yönetim, belli amaçlara ulaşmak için insanların, kaynakların ve zamanın birbiriyle uyumlu ve verimli kullanılmasıdır.

Yönetim Süreçleri

•          Planlama,

•          Organizasyon,

•          Yöneltme,

•          Değerlendirme,

•          Geliştirme.

Bilişim Projesi Nedir?

•          Bilişim teknolojisinin sağladığı olanaklar kullanılarak, kurum ve işletmenin sürdüre geldikleri işlerin daha hızlı etkin ve verimli hale gelmesi için hazırlanırlar.

•          Bilişim projeleri, iş süreçleri ile bilişim teknolojisinin bütünleştirilmesini amaçlamaktadır.

Bilişim Projelerinin Diğer Projelerden Farklılığı

•          Proje yönetiminde kullanılacak araç ve teknikler çok fazla denenmemiştir.

•          Gelişen teknoloji ile proje hedefleri proje sürecinde hızlı değişimler gösterir.

•          Proje başarısı ürün işler hale geldikten sonra sağlıklı ölçülebilir.

•          Ürünün tanımı kişilere ve kişisel beklentilere bağlıdır. Tanımlandığı şekilde tamamlanması zorlaşır.

•          İhtiyaçlar ve ürün proje bitiminden sonra da değişebilir. Tasarım aşamasında dikkat edilmelidir.

•          Bilişim projeleri sonunda kurumlarda örgüt değişikliği gerekebilir. İrdelenmeli ve çözümler bulunmalıdır.

Proje Yönetimi

•          Bir amaca ulaşma yolunda girişilen işlerin ve eylemlerin toplamıdır.

•          Proje yönetimi ile işletme yönetimi arasında fark vardır.

İşletme yönetimi, işletmenin işlevlerini etkin olarak yürütebilmesini sağlayacak biçimde yapılandırılır.

Proje yönetimi ise;

•          Tüm bölümleri ve kurumları kapsamalıdır.

•          Çok görev, görevlerin kurum içi ya da dışından sağlanan elemanlarla yapılması ve izlenmesi.

•          Değişik görevlere ilişkin planlama ve yönetim bulunmak zorundadır.

Proje yönetimi;

•          İşgücü, malzeme, zaman, para, teknoloji kaynaklarını kullanarak,

•          Yapılması gereken işlemleri tanımlama, liderlik, izleme ve tamamlama işlevlerini yerine getirerek,

•          Belirlenen performans ölçütlerine uygun, belirlenen maliyet çerçevesinde, belirlenen süre içerisinde, organizasyonun ana çalışma sistemin bozmadan gerçekleştirilmesi sürecidir.

•          Projenin hazırlanmasından önce gerekli bilgilerin elde edilmesi için bir durum analizinin yapılması, sorunların çözümlenmesi ve önerilen işlerin hedeflerinin tanımlanması için gerekli işlemleri oluşturur.

Proje yönetiminin amacı,

•          Mevcut durumdan ders alarak gelecekte daha iyi performans sağlamanın ortaya konulmasıdır.

Proje Yönetiminin Özellikleri

•          Görev kapsamı önceden belirlenmelidir.

•          Ekip üyelerinin sayısal durumu ve nitelikleri uygulamada değişebilir.

•          Ekip üyelerinin pozisyonları, işletmedeki pozisyonlarından bağımsızdır.

•          Proje grubunun ömrü, proje süresiyle sınırlıdır.

•          Her proje, belirlenen maliyet ve belirlenen süre içerisinde ileri teknoloji kullanarak gerçekleştirilir.

•          Her proje farklı özellikler taşır ve tektir.

•          İnsani malzeme, zaman, para, enformasyon teknolojisi kaynaklarının kullanımını içerir.

•          Bir organizasyon sistemi içerisinde çalışmayı gerektirir.

Proje Yönetiminin Yararları

•          Amaç ve hedeflere ne zaman ve nasıl ulaşılacağını önceden belirler.

•          Sürekli raporlama ihtiyacı minimuma iner.

•          Zaman baştan belirlenir.

•          Maliyet önceden belirlenir.

•          Gerekli kaynakları ortaya koyar.

•          Teknoloji açıklanır.

•          Kontrol sisteminin kurulmasını sağlar.

•          Görevlerin organizasyon şemasını gösterir.

•          Ekip üyelerinin proje geliştirme, uygulama ve tahmin yeteneklerinin gelişmesini sağlar.

Proje Yönetimi Üçgeni

Kalite

•          Amaca uygunluk

•          Sıfır kusur

•          İstenen özelliklere uygunluk

Kalite olarak projenin başarısı, bu özelliklere uygun olmasına bağlıdır.

Maliyet

Proje tamamlanana kadar gerçek harcadığımız bedeldir.

Zaman

•          Bir projenin tamamlanması için geçen süredir.

•          Gerçekte proje belirlenen tarihte bitse bile dalgalanmalar olabilir.

•          Proje yönetimi üçayaklı tabur kadar hassas değildir. Ama üç unsuru da denge ve uyum içinde olduğunda mutlaka en iyi şekilde işler.

Proje Yönetiminin Bileşenleri

Bir projenin başarı ile sonuçlandırılabilmesi için proje yönetimi çok önemlidir. Bu da çeşitli yönetim alanlarının bir karmasından oluşur.

Bu alanlar;

•          Bütünleştirme Yönetimi, Proje öğelerinin koordinasyonu sağlayan süreçler tanımlanır.

Proje planlama, planın yürütülmesi, değişim denetimi yöntemleri uygulanır.

•          Kapsam Yönetimi, Kapsam tanımı, kapsam planlaması, kapsamın doğrulanması, kapsam değişikliği denetimi yöntemleri uygulanır.

•          Zaman Yönetimi, Projenin zamanında bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. İşlerin tanımı, süre tahminleri, zaman çizelgelerinin geliştirilmesi ve denetiminden oluşur.

•          Maliyet Yönetimi, Projenin onaylanma bütçesi ile projenin bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. Maliyet planlama, maliyet tahmini, bütçe ve maliyet denetimi yöntemleri uygulanır.

•          Kalite Yönetimi, Projenin ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlayacak süreçler tanımlanır. Kalite planlama, kalite güvence ve kalite denetimi yöntemleri uygulanır.

•          İnsan Kaynakları Yönetimi, Proje ile ilgili işgücünün daha etkin kullanımına yönelik süreçler tanımlanır. Örgütsel planlama, kadro kurma, takım oluşturma yöntemleri uygulanır.

•          İletişim Yönetimi, Proje bilgilerinin zamanında ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi, dağıtılması, saklanması, düzenlenmesi süreçlerini tanımlar. İletişim planlama, bilgi dağıtımı, performans raporlama yöntemleri uygulanır.

•          Risk Yönetimi, Proje risklerinin belirlenmesi, analiz edilmesi, çözümlerin uygulanmasına yönelik süreçler tanımlanır. Risk tanımlama, risk boyutu belirleme, riske karşı planlama ve risk azaltıcı denetim yöntemleri uygulanır.

•          Satın Alma Yönetimi, Proje için gerekecek ürün ve hizmetlerin dışarıdan alınması süreçleri tanımlanır. Satın almanın planlanması, talep planlama, firma seçimi, sözleşme yönetimi, sözleşmenin imzalanmasından oluşur.

Proje Yöneticisi Kimdir?

•          Bir projeyi yönetmek üzere görevlendirilen ve projeyi, mümkün olan en yüksek üretkenlik, en düşük belirsizlik ve risk ile yürütmekten sorumlu kişidir.

•          Proje ekibini kurmak, hem de projeyi gerçekleştirirken yönlendirmekten sorumludur.

Sorumlulukları ;

•          Ekibin hangi niteliklere sahip kişilerden oluşacağını belirlemek,

•          Ekibe dâhil etmek,

•          Görevlerini ve sorumluluklarını bildirmek,

•          Ekibin gerekli kaynaklara ulaşmasını ve gerekli eğitimi almasını sağlamak,

•          Ekibin proje ile ilgili görevlerini yerine getirmelerini sağlamak,

Liderlik proje yöneticisinin en önemli aracıdır. Açık ve net olarak kullanmalıdır.

Yönetici, ekibini hedeflere ulaşmak için motivasyon, cesaret ve yönlendirmeyi sağlamalıdır.

İyi bir proje yöneticisi, işi zamanında bütçe dâhilinde ve üzerinde anlaşılan şartlara göre teslim edendir. Proje yöneticisine projeyi sevk ve idare edecek kadar hem sorumluluk, hem de yetki tanınmalı, üst yönetim destek vermelidir.

Projenin Tanımlanması

•          Proje ihtiyaçları tam olarak ortaya konulduktan sonra, bu ihtiyaçları karşılayacak projenin ayrıntılı olarak tanımlanması gerekir.

•          Bunun için;

Proje kapsamının belirlenmesi, zaman ve maliyet planları, ortaya çıkacak ürünün elde edilmesinde yapılacak çalışmalar.

•          Belgelendirme.

Tanımlama safhasında üzerinde durulacak konular;

•          Ürün Tanımı; Ortaya çıkacak ürünün kapasitesi,

•          Stratejik plan; İlgili kuruluşun stratejik hedeflerine uygun olmalıdır.

•          Geçmiş Projelere ait Bilgiler; Mevcut deneyimlerin yansıtılması,

•          Proje başlatma Belgesi; Bu belgenin onaylanması ile proje resmen başlar.

Proje Başlatma Belgesi

Yer alması gereken konular;

•          Projenin karşılayacağı ihtiyaç,

•          Projenin sonunda ortaya çıkacak ürün,

•          Proje sonunda teslim edilecek mal ve hizmet

•          Projenin hedefleri, başarı ölçüm kriterleri, maliyet, zaman, kalite boyutları yer almalı.

•          Kısıtlar; Proje yönetimini sınırlayan faktörler,

•          Varsayımlar; Zaman ve maiyet konusundaki belirsizlikleri gidermek için tahminler

Proje Onayı

•          Proje tanımlandıktan sonra üst yönetimden onay alınır.

•          Niçin,

•          Üst düzey yönetim desteği,

•          Yöneticinin ikna edilmesi,

•          Ayrıntılı bilgi verilmesi.

Yürütmenin Planlanması

•          Proje yöneticisinin atanması,

•          İşlerin, kimin tarafından,

•          ne zaman, ve ne maliyetle yapılacağının açık olarak tanımlanacağı plan.

•          Planlama sürecinde CPM, PERT, GANTT ve Milestone çizelgeleri gibi araç ve teknikler kullanılır.

Planlamanın Önemi

•          Projenin bütünü hakkında açık fikir edinilebilir.

•          Kaynakların ne zaman ve nasıl harcanması konusunda bilgi verir.

•          İşlerin birbirine bağlılığı, darboğazlar ve çözüm yollarının bulunmasına imkan verir.

•          Planlanan ile gerçekleştirilen arasında karşılaştırma yapma, düzeltmelere fırsat verir.

•          Ekip değişimi ile üçüncü kişilere bağımlılık gibi engellerin önceden bilinmesi.

•          Projeye ilgi, benimsenme ve ihtiyaçların bilinmesi

•          Plan üç boyuttan oluşur;

•          Zaman boyutu, işlerin planlanması,

•          Para boyutu, proje fonlarının bütçeleme aracılığıyla denetlenmesi ile oluşur.

•          Kaynak boyutu, projenin kısıtlı kaynaklar (mekân, malzeme ve insan) kullanılarak nasıl bitirileceğidir.

Tek başına iyi bir planlama projenin başarıya ulaşmasını sağlamaz. İyi bir yönetimde vazgeçilmez koşuldur.

Yürütme Planında Olması Gerekenler

•          İlk adım projenin tanımlanıp belge haline gelmesi.

•          Projenin özetlenmesi, sınırları, nelerin yapılıp nelerin yapılamayacağı,

•          Kısaca, örgütlü ve yönetilebilir bir biçime dönüşmüş olmalıdır.

•          Kullanıcılar kimlerdir?

•          Kullanıcıların ihtiyaçları nelerdir?

•          Başlangıç noktası nedir?

•          Teknik performans ihtiyaçları nelerdir?

•          Proje süresi nedir?

•          Proje riski ve boyutu nedir?

•          Proje hedeflerine göre sınıflandırılmış iş listesi

•          Ara hedeflerin listesi ve tanımları,

•          Projedeki işlerin sırasını ve ilişkisini gösteren çizelge

•          Proje ekip listesi ve görev tanımları,

•          Her işin bütçe ve zamanlaması,

•          Proje gelişmelerinin ilgililere nasıl aktarılacağı,

•          Projenin kimin tarafından ve sıklık ve amaçla gözden geçirileceği

Sınıflandırılmış İş Listesi

•          Amacı, projeyi ve ürününü tam açıklığı ile ortaya koymaktır.

•          Hiyerarşinin en alt seviyesinde iş paketi yer alır. Projenin alt ürünlerini ve bu ürünün ortaya çıkması için yapılacak işlerin tümünü içerir.

•          Planlama tekniğine göre bir tek süre ya da olasılıkları dikkate alarak iyimser ve kötümser süreler tahmin edilir.

•          Bu çalışmalarda kişisel birikim ile geçmiş proje deneyimleri kullanılır.

•          İş listelerinde işlerin anlamlı bir biçimde birleştiği ya da bitirildiği noktalardan ara hedefler (milestone) belirlenmelidir.

•          Ara hedef belirlerken, ölçülebilirlik özelliği taşıyanlar seçilmelidir.

•          Ara hedefte olabilecekler;

•          Ara proje teslimi,

•          Müşteri toplantısı,

•          Proje gözden geçirme toplantısı,

•          Projeye devam et/etme kararı,

•          kalite ile ilgili kontrol

Zaman Planlaması

•          İş listesi kullanılarak yapılır. İşler arasında her bir işin diğerinin bitmesini bekleyip beklemeyeceği, diğeri bitmeden başlayamayacağı gibi mantıksal ilişkiler tanımlanır. İşler için birtakım analizler kullanılabilir.

Kaynak ve Maliyet Planlaması

•          Her bir iş için kimin ya da kimlerin ne kadar çalışacağı,

•          Ek kaynaklara ihtiyaç duyulup duyulmayacağı,

•          Bunlarla önceden belirlenen süre değişebilir.

•          Kaynaklarla ilgili kısıtlar proje süresini etkileyebilir. Süreleri gözden geçirmek gerekir.

•          Kaynak planlaması ile toplam proje kaynak ihtiyacı ve dağılımı ortaya çıkar.

•          Maliyet planı kullanılan kaynakların maliyetleri yanında işler için yapılacak tüm harcamaları kapsar. Maliyet planlaması sırasında takibi kolaylaştırmak üzere maliyet hesap planları kullanılabilir.

Karşı Planlama

•          Gerçekçi planlama yapabilmek için;

•          Proje ilk tanımlanmaya başlanıldığında -%25 ve +%75 tahmin aralığı verilir.

•          Örnek; öngörülen maliyet yada süre x olarak adlandırılırsa gerçekleşen maliyet ya da süre 0,75 ile 1,75 arasında olacaktır.

•          Bu yaklaşım elde kesin bilgi olmadığında kullanılır.

•          Sınıflandırılmış iş listesi oluşturulurken, elimizde daha fazla bilgi varken yapılacak tahminlerde -%10 ile +%25 tahmin aralığı kullanılır.

•          Daha çok bilgiye dayanılarak yapılacak tahminlerde -%5 ile +%10 tahmin aralığı kullanılır. Burada proje yöneticisinin elinde, proje ekibinden gelen detaylı bilgiler bulunduğundan yanılma payı azalır.

•          Uygulama tahmin aralıkları bir önceki seviyede toplanan bilgilere dayanır. Proje yöneticisinin maliyet ve zaman yaklaşımındaki duyarlılık, proje uygulama tahminlerinin gerçekleşme oranında çok büyük sapmalar göstermemesini sağlayacaktır.

Örgütsel Yapı

•          İdeal yapı, proje bazlı örgütlenmedir. Bilişim projelerinde çoğunlukla matris örgütlenme olur.

•          Matris örgütlenmenin temel özelliği, farklı birimlerden seçilmiş uzmanların projeyi yürütmek amacıyla proje yöneticisinin liderliğinde ekip oluşturulmasıdır.

•          Bu örgütlenme biçimi, birbiriyle iç içe geçmiş faaliyetlerin daha sağlıklı eşgüdümünü, insan kaynağının daha verimli kullanılmasını ve esnekliğin artmasını sağlar.

Matris Örgütleme

•          Bir kuruluşun bütçe ve finans bölümü için bir otomasyon projesi ve pazarlama ve satış bölümü için bir müşteri takip sistemi yapılacağını varsayalım.

•          İlgili birimler

Ağ destek grubu (A1,A2,A3)

Kişisel bilgisayar destek grubu (B1,B2)

Uygulama geliştirme grubu (C1,C2)

Pazarlama ve satış grubu (D1,D2,D3)

Finans grubu (E1,E2,E3)

Kullanıcı Temsilcileri

•          Proje sahibi olan birimin, gerekli bilgi ve deneyime sahip ve yeterli sayıda elemanının temsilci olarak görevlendirilmeleri şarttır.

•          Kullanıcı temsilcilerinin, projeye etkin katılımının ve projeyi sahiplenmelerinin önemi, proje başlangıcında proje sahibine anlatılmalı ve tüm proje boyunca tam bir işbirliği içinde çalışılması sağlanmalıdır.

Proje Yönlendirme Kurulu

•          Projenin ilerleyişini gözleyen, gerektiğinde yardım sağlayan ve projenin başarısını değerlendiren gözlemci bir gruptur. Proje ile ilgili birimlerden oluşturulur.

•          Bunlar:

•          Proje yöneticisi,

•          Müşteri proje yöneticisi,

•          Proje destekleyicisi,

•          Müşteri temsilcileri,

•          Diğer üst düzey yöneticiler

Projenin Yürütülmesi

•          Projenin plana göre yürütülmesi izleme, kontrol ve değerlendirme aktivitelerini içerir.

•          İZLEME, Projenin amacı, maliyeti ve zamanlaması açısından gözlemlenmesi, farklı oluşan durum varsa belirlenmesi.

•          İzleme için bilgilerin toplanması ve derlenmesi gerekir. İzleme önemli bir geri besleme görevi görür.

•          Kontrol ve Değerlendirme, projedeki sapmaların azaltılması işlevini görür.

•          Değerlendirme belirli aralıklarda ve proje bitiminde yapılır.

Proje Yönetimi Araç ve Teknikleri

•          PERT (Program Evulation and Review Technique)

•          CPM  (Critical Path Method)

•          GANTT ve Milestone çizgeleri ve değerlendirme toplantıları

•          Bu tekniklerde çalışan bilgisayar destekli araçlar (MS Project, Primavere, Timeline, Super Project. V.b.)

PERT ve CPM

•          1950 li yıllarda proje yöneticilerinin proje akışını izleyebilmeleri ve proje son durumunu belirleyebilmeleri için geliştirilmiş iki tekniktir.

•          CPM 1957 yılında Du Pont Şir. İnşaat kontrolü için geliştirilmiş.

•          Pert Amerikan Deniz Kuvv.+Booz, Allen+ Hamilton Danışmanlık tarafından füze yapımını yönetebilmek amacıyla geliştirilmiştir.

PERT ve CPM’nin Çalışma Alanları

Altı ortak aşaması vardır. Bunlar ;

•          Projenin ve tüm faaliyet ve işlemlerin tanımlanması,

•          Faaliyetler ve işlemler arasındaki ilişkilerin belirlenmesi ve önceliklerin ortaya çıkarılması,

•          Tüm faaliyetleri içeren proje ağının çizilmesi,

•          Her bir aktivite için tamamlanma zamanının belirlenmesi,

•          Başlangıçtan sonuca en uzun yolun belirlenmesi, bunun kritik yol olarak adlandırılması.

•          Eldeki projenin planlanması, çizelgelenmesi, izlenmesi, kontrolü ve değerlendirilmesi

Kritik yolun belirlenmesi, projenin kontrol edilebilmesi için yaşamsal önem taşır. Proje yöneticileri,  kritik yol üzerinde olmayan aktiviteleri kullanarak gerektiğinde kendilerine esneklik sağlayabilirler. Bu aktivitelerin zamanlarını proje takvimine göre ayarlayarak işgücü, mali kaynak, araç ve gereç kullanımını verimli hale getirirler.

Amaçları ve analiz yöntemleri aynıdır. Aralarındaki belirgin farklılık, PERT her faaliyet için üç ayrı zaman tahmini kullanır. CPM faaliyetlerin zamanlarının sabit ve hesaplanmış olduğu varsayımından yola çıkar.

İki önemli araçtır. Projeleri yönetmeyi kolaylaştırır.

Bu iki tekniğe göre cevaplanması gereken sorulardan bazısı

•          Tüm proje ne zaman sonuçlanacaktır?

•          Projedeki kritik işlemler ve aktiviteler hangileridir?

•          Sürelerinde küçük sapmalar olsa bile projenin bitiş tarihini etkilemeyecek işlemler ve faaliyetler?

•          Projenin belirlenen bir tarihte bitme olasılığı nedir?

•          Herhangi bir günde proje kontrol altında mıdır?

GANNT Çizgeleri

•          Anlaması ve oluşturması kolay bir araçtır.

•          Sınıflandırılmış iş listesindeki her işin başlangıcını, bitişini ve süresini gösterir.

•          Yazılım ile süzgeç, renkler, çizgiler gibi ayırt ediciler kullanır. İşler arası ilişkileri ve kritik yolu gösterebilir.

ARA HEDEF (MILESTONE) Çizgeleri

•          Gannt’tan tek farkı bilginin gösterim şeklidir.

•          Ara hedefler proje içindeki özel noktaları ve aşılmış işleri gösterir işarettir. (¨) Bu işaretler süre ve kaynak göstermez. Ara hedeflerdir.

•          Bir GANNT çizgesinde, birkaç ara hedef tanımlanarak projenin izlenmesine yarar sağlaması önerilir.

DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI

•          Projenin belirli aşamalarında yapılır. Proje seyrini gözden geçirmek, proje hedeflerini göz ardı edilmemesini sağlayacak önlemler almak amacıyla yapılır.

•          Proje ile ilgili tüm kilit personel bir araya gelir.

•          Proje geniş bir bakış açısı ile ele alınır.

•          Projede değişiklik yapılması ya da yaptırımlar uygulanması gerekebilir.

Proje ile ilgili değişiklik istekleri olabilir. Değişiklik yönetimi, Projenin gerçekleştirilmesi sırasında ya da sistemin tümünün ya da elemanlarının işlevsel/ fiziksel özelliklerindeki herhangi bir değişimin değerlendirilmesinin proje ile uyumu sağlanarak yapılır.

Değişiklik Kontrol Sistemi

•          Değişiklik isteği açık olarak tanımlanır. Dayandığı nedenler belgelenir.

•          Değişikliğin proje çıktılarına olası etkileri incelenir.

•          Değişiklik isteği onaylanır.

•          Değişiklik proje planına eksiksiz olarak aktarılır.

•          Ürünü etkiliyor ise projenin tüm süreçlerine yansıtılır.

•          Değişikliğin maliyet, risk, kalite ve personel unsurları üzerindeki etkisi dikkate alınır.

•          Bu sorumluluk proje yöneticisine aittir.

•          Değişiklik istekleri için Değişiklik Kontrol Kurulu kurulması önerilir.

•          Bu kurulların ilgili üyelerin bulunduğu küçük ve hızlı karar alacak yapıda olmalıdır.

•          Acil durumlarda kurul kararı olmadan işlemlerin otomatik yerine getirilebilmesi için kurallar belirlenmelidir.

Konfigürasyon Yönetimi

•          Bilişim teknolojisine ilişkin bir sistemin yapısı içinde bulunan tüm elemanları kontrol ve koordine etme tekniğidir. Sistem ile her tür donanım, yazılım ve bunların bileşenlerinden oluşan bilgi işlem kaynakları ifade edilmektedir.

•          Sistemi oluşturan parçaların her biri konfigürasyon yönetimine konu olan unsurlardır.

•          Bunlara konfigürasyon elemanları denir.

Konfügürasyon Yönetimi Unsurları

•          Kaynakların Belirlenmesi, Mevcut kaynakların belirlenmesi ve birbiriyle ilişkisinin tanımlanması.

•          Konfigürasyon Değişiklik Kontrolü, Başlangıçta belirlenen konfigürasyon elemanlarının değişiklikleri yalnızca bu yetkiye sahip kişilerce, belli standart ve prosedürlere uygun olarak yapılması,

•          Durum Kayıtları, Kaynakların geçmiş, mevcut ve planlanan durumları ile ilgili bilgilerin kaydedilmesi ve güncellenmesi,

•          Doğrulama, Konfigürasyon elemanlarının mevcut durumlarının kayıtlardaki durumları ile tutarlılık içinde olduğunun denetlenmesi,

Konfigürasyon Yönetimi, proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Ancak pr oje büyüklüğüne göre ayrıca bir konfigürasyon yöneticisi atanabilir. Proje yöneticisine bağlı olarak çalışır.

Risk Yönetimi

•          Proje planı tahminlerle oluşturulur. Her zaman belirsizlik içerir. Bu belirsizliklerde potansiyel risk oluştururlar.

•          Riskler, proje gidişini ters yönde değiştirebilir. Risk Yönetimi bu durumların tanımlanması, değerlendirilmesini önlemek ya da etkisini azaltmak yönünde gerekli denetimlerin uygulanması ve alternatiflerin planlanmasını içerir.

Risk Yönetimi Türleri

•          Zamanlama riski, yetersiz zaman ayrılması,

•          Maliyet riski, maliyetin iyi hesaplanması,

•          Teknik risk, ürünün oluşturulmasındaki zorluk derecesi,

•          Operasyonel risk, ürününün gereksinimleri karşılayamaması,

•          Tahmin edilemeyen riskler, düzen değişiklikleri, doğal afetler, çevresel faktörler,

•          Tahmin edilebilen (fakat belirsiz) durumlar, Pazar değişiklikleri, enflasyon, döviz kuru değişiklikleri, vergiler v.b.

Kabul

•          Kabul için yapılan sınamanın tamamlanmasının sonucu projenin kabul edilmesidir.

•          Bu aşamada, kabul sürecindeki her şey bir belge haline getirilerek onaylatılmalıdır.

•          Bilişim projelerinde kabul aşaması projenin türüne göre donanım, uygulama yazılımı, sistem yazılımı kabulleri farklı olmaktadır.

Uygulama Yazılımı Kabulü

•          Uygulamanın çalıştırılacağı ortamda ve ürünü kullanacak kişilerce yapılır. Sınamanın kısa sürede tamamlanması için gerekli belgelerin zamanında hazırlanmış ve gerekli onayların alınmış olması önemlidir.

•          Kullanıcının proje başında ne istediğini ayrıntılı olarak açıklayamamasından kaynaklanan ve proje sonunda yanlış anlaşılma gibi nedenler, projelerin kabulünü ve zamanında bitirilmesini engelleyen etmenlerdendir. Bir diğer etmende proje ekibinin niteliklerinin yeterliliğidir.

•          Proje yöneticisinin görevi, taraflar arasındaki iletişimi ve eşgüdümü sağlamak, gerekli belgelemeyi yapmak, onaylatmaktır.

•          Ancak bu şekilde sorunlar en aza indirilebilir.

Donanım Kabulü

•          Bilgisayar donanımları ve alt yapı hazırlama (kablolama, taban yükseltme gibi) projeleri kabulünde, önceden hazırlanmış şartname doğrultusunda ilgili donanım öğeleri, donanım tanıtım belgeleri de esas alınarak denetlenir.

•          Bu aşamada şartname ve teklifte yer alan proforma fatura referans olarak kullanılabilir.

Proje Bitirme Raporu

•          Kullanıcı kabulünden sonraki adım projenin resmen bitirilmesidir. Bu amaçla, Resmi bitirme belgesi olacak Proje Bitirme Raporunun hazırlanması gerekir. Bu rapor proje dosyasının son belgesidir. Taraflarca imzalanır. Onaylanır.

Proje Bitirme Raporunda Olması Gerekenler

•          İş Tanımı, Proje kapsamında gerçekleştirilen iş ve temel adımları kısaca açıklanır.

•          Fiziksel Veri Modeli, Ürünün yazılım bileşenine sahip olduğu durumlarda, veri modeli ve depolanan tüm verilerin özellikleri (adı, uzunluğu, niteliği) yer almalıdır.

•          Yedekleme ve Karşı Plan, Yazılımların ve verinin hangi sıklıkta ve kim tarafından yedekleneceği, hata durumunda geri döndürmenin ne şekilde yapılacağı, olağan durumlar için hazırlanan karşı plan yer alır.

•          Güvenlik ve Kontrol, Yazılım, donanım ve verinin güvenliği için uygulanan yöntemler ve güvenlik düzeyleri açıklanır.

•          Sistem Bileşenleri ve Kapsam, Sistemin tüm bileşenleri, nasıl çalıştıkları, hangi iş ihtiyaçlarını gerçekleştirdikleri açıklanır. Yazılım geliştirme projelerinde kullanma kılavuzunun özeti, ürünün genel hatları ve temel fonksiyonlarını anlatan bir bölüm konulur.

•          Hatadan Kurtarma, Ürünün belirlenen hata durumlarında nasıl davrandığı, ne tür mesajlar ilettiği, bu mesajların nasıl değerlendirilmesi gerektiği gibi konular açıklanır.

•          Teknik Platform, Ürünü çalıştığı platform, geliştirilirken kullanılan araçlar ile çalışması gerekli diğer ürünler açıklanır.

•          Sınama, sınama planı ve sonuçları belirtilir.

•          Değişiklik Yönetimi İşlemleri, Proje kapsamında gözden kaçmış hataların ve proje tamamlandıktan sonra istenebilecek ekleme ve iyileştirmelerin talep edildiğinde izlenecek yöntem açıklanır.

•          Proje Planı, Proje zaman planı yer alır. Plan tahmin ve gerçekleşen olarak verilir.

•          Ekler, Değişiklik yönetimi, konfigürasyon yönetimi ve diğer işlemler için gerekli formlar eke konmalıdır.

Proje Değerlendirmesi

•          Proje bitirme raporunun onaylanması ve resmen projenin bitirilmesi için proje bitirme toplantısı yapılır.  Bu toplantıda taraflar projenin genel bir değerlendirmesini yapar.  Proje değerlendirilirken dikkat edilecek hususlar;

1. Proje hedeflerine ve proje kapsamında hedeflenen kitleye ulaşılıp ulaşılmadığı,

2. Ara değerlendirmelerde belirlenen olumsuzlukların ortadan kaldırılıp kaldırılmadığı, kaldırılamamışsa nedenleri,

3. Başlangıçta elde edilen proje çıktılarının elde edilip edilemediği, elde edilmedi ise nedenleri ve sonuçları,

4. Proje hedefleri ve çıktıları elde edilemedi ise, yeni projelerin belirlenmesinde ve geliştirilmesinde, bu projeden nasıl ders alınabileceği,

Proje çıktılarından en verimli biçimde yararlanma olanağı artırılır, diğer yandan projelerde ortaya çıkacak sorunlara ilişkin önlemler alınabilir.

Projenin Kullanıcıya Teslimi

•          Sözleşme/proje başlatma belgesi esas alınarak yapılır. Bu belgelerde teslim ile ilgili genel tanı, detay ve yaptırımlar belirlenmiştir.

•          Bilişim projesi teslimi (genel olarak),

1. Donanım teslimi,

2. Yazılım teslimi

Bugün yapılan geçici kabul işlemi yazılım projelerinde de uygulanabilmektedir.

•          Kesin teslim ile geçici teslim arasındaki tek fark, yazılımın bakım garantisi için öngörülen sürenin kesin teslim tarihinden itibaren başlatılmasıdır.

•          Ürünün teslim süreci, kuruluşa yazılı olarak bildirilerek başlatılır. Kesin kabul kurulu tarafından kabul işlemi yapılır. Kesin kabul tarihi ile ana sözleşmede belirtilen ürünlerin garanti süresi de başlamış olur.

Eğitim

•          Projenin kullanıcıya teslimi aşamasında yapılır.

•          Eğitime kimlerin katılacağı, süresi, verilişi proje yürütme planında yer alır.

•          Eğitim, ürünün geliştirilmesi, yönetiminde kullanılan yazılım ve geliştirme araçları, teknikler, metodolojiler, donanımlar dikkate alınarak belirlenir.

Çoğaltma

•          Proje ürünlerinin çoğaltılması,

1. Referans kitap ve belgelerin çoğaltılması,

2. Kullanım kılavuzlarının çoğaltılması,

3. Uygulama yazılımı ürünlerinin çoğaltılması,

Kullanıcı birim sayısı kadar çoğaltılır. Lisans hakları, orijinal ve kopya sahipliği v.b konular da anlaşma olmalıdır.

Yazılım Kurulumu

•          Proje ürünü yazılımın kurulumu beta testi aşamasında başlatılır. Beta testi sonrası kesin kabulü yapılan yazılım sistemi kurulumunda;

1. Yazılımı oluşturan modüllerin etkin, hatasız çalışır olması,

2. Yazılımla ilgili güvenlik ve kullanıcı erişim yetkilerinin tanımlanması,

3. Yazılımla etkileşimli donanımların tanımlanması yapılmalıdır.

•          Kurulum, yazılımın bakımından sorumlu kişilerin katılımı ile yapılır.

•          Kurma ile ilgili olarak tarafların sorumlulukları, proje planı, yetkili personelin oluşturulması, kurulum onayı gibi konuların belirlenmiş olması gerekir.

Projenin Hayata Geçirilmesi

•          Proje etkinliklerinin tamamlanması, bütçenin kapatılması, ekipman ve mekanın geri verilmesi, proje örgütünün sona erdirilmesi, proje sonu raporunun yazılması, bakım aktivitelerinin planlanmasından sonraki aşama hayata geçirmedir.

1. Yazılım Desteği ve Gelişimi,  bakım, uygulamada çıkacak sorunlar, kullanıcı ara birimi değiştirme, işlevsel genişleme, performans geliştirme gibi

Nelerin bakımı olabilir? Kodlar, veri ve veri yapıları, kullanıcı belgeleri,

Yazılım için bakım dört ana grupta olabilir.

1. Doğrulayıcı bakım, yazılımda hata çıkmaması ve istenen fonksiyonların yerine gelmemesi üzerine yapılan onarım işlemleri

2. Uyarlayıcı bakım, teknolojik gelişmeler, yeni donanım ve/ya da ürünlerin kullanılması ve eski yazılım ürünlerinin bunlara uyarlanması için yapılan işlemler

3. Mükemmelleştirici bakım, kullanıcının iş ortamının değişmesi sonucu ihtiyaç duyulan işlevlerin eklenmesi için yapılan işlemler.

4. Önleyici bakım, İleride karşılaşılabilecek işlem ve veri hacmine, güvenilirlik özelliklerine göre gözden geçirilip değiştirilmesi

Kuruluş yapısına ve kullanıma göre ihtiyaçlar artabilir.

Destek yönetimi neleri içerir,

1. Ürün sürümlerinin ayrı ayrı tanımlanması,

2. Birden fazla kişi tarafından eşzamanlı olarak güncelleştiriyor ise denetimi,

3. Birden fazla ürünün güncelleştirilmesinin eşgüdümü,

4. Bir değişiklik isteği durumunda izlenecek tüm yöntem ve etkinliklerin belirlenmesi.

Mutlaka destek yönetim planı hazırlanır.

2.Donanım desteği ve gelişimi,

Yazılımların çalıştığı donanım değişiklikleri;

1. İşletim sistemi değişiklikleri,

2. Sistem donanımlarındaki ek ve değişmeler,

3. Ağ donanımları ve yazılımları ile protokollerinde yapılan değişmeler,

Donanım yazılımın bütünleyici unsuru olarak görülmelidir.

3.Değişim Yönetimi, Projenin uygulanacağı örgütte köklü değişiklikleri beraberinde getirir.

Değişim yönetiminin başarılı olabilmesi için, değişimin yaratacağı etkiler analiz edilir ve sonuçları tahmin ve kontrol edebilecek bir alt yapı oluşturulması gerekir.

Alt yapıda olması gereken üç ana eleman;

– Teknik yapı,

– Resmi İnsan İlişkileri

– Gayri Resmi İnsan İlişkileri

•          Bu üç eleman birbiri ile ilişki içindedir.

KALİTE GÜVENCESİ

•          Proje sonunda hedefe ulaşma

•          Müşteri mutluluğu için yapılan çalışmalar kalitenin temelini oluşturur.

•          Müşteri/kullanıcı ihtiyaçlarının karşılanması ve proje ekibinin ihtiyaçlar çerçevesinde projeye değer katmaları kalitenin proje yönetimindeki yansımalarıdır.

•          Kalite etkinlikleri, proje ilerleyişinin ölçülmesi,

•          Değerlendirilmesi çalışmaları,

•          Teknik performans,

•          Zamanlama ve maliyet bileşenleri açısından proje ihtiyaçlarındaki sapmaların düzeltilmesi olarak tanımlanabilir.

•          Proje yönetimi, planlama, yürütme ve değerlendirme çalışmalarından oluşmaktaydı.

•          Projenin kalitesini sağlamak için, gereken değerlendirme ve izleme faaliyetleri de proje yönetimi ile örtüşür.

•          Proje yöneticisi, projeyi izlerken projenin kalitesini de kontrol eder.

•          Kalite Yönetimi araçları, (izleme ve değ dışı)

•          Sözleşme gereklerinin uygunluğunun izl.

•          Risk Yönetim Plan ve stratejileri,

•          Değişim Yön. ve konfigürasyon kontrol süreci.

•          Sınama ve kabul süreci,

Proje ekibinin tamamının kişisel taahhüdü olmadan kaliteye ulaşılamaz.

Kalite Güvence Sistemi

•          Bilişim teknoloji projeleri, ISO 9000 QA stand.

•          IEEE yazılım geliştirme standardını izler.

•          Bu standartlar ile kalite anlayışı, üretilen ürün ya da hizmetlerin kontrol edilmesinden başka, ürünün ya da hizmetin üretim süreçlerini sürekli kontrol altında tutacak bir sistem gerekliliği ile Kalite Güvence Sistemi (QAS: Quality Assurance System) olarak tanımlanır.

•          Kalite güvence sistemi, hatalı ürünlerin elenmeleri yerine, hatalı ürün ya da hizmetlerin süreçleri ile birlikte ele alınarak iyileştirilmesi ve sonraki sürece hatalı geçişlerine engel olunması temeline dayanır.

•          Kalite Güvence Sistemi ile yapılması kullanıcıya;

•          Kurumsallaşma, Süreçlerin kontrol altında tutulması,

•          Doğru bilgi iletişimi, Takım ruhu yaratma,

•          Verimlilik ve üretkenlik artırma, maliyet azaltımı, süreç kısalması,

•          Ürün ve hizmet kalitesi artış ve süreklilik,

•          Müşteri memnuniyeti, güven duygusu artar.

•          Çalışan memnuniyeti, motivasyon artar, iş/çözüm ortakları ile ilişki güçlenir.

•          Benimsenecek Kalite Güvence Sisteminin herhangi bir uluslararası standardı karşılama zorunluluğu yoktur. Ancak, uluslararası standartların Kalite Sistem Gerekleri konusundaki en temel şartlar olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.

Yazılım Kalite Güvencesi

•          Yazılım geliştirme sürecinde göz önünde bulundurulması gerekenler;

•          Doğruluk; Yazılım kullanıcı tarafından belirlenen amaç ve kapsamları ne ölçüde karşılamaktadır?

•          Güvenilirlik; Yazılım, istenen fonksiyonları ne ölçüde ve titizlikte yerine getirmektedir.

•          Bakım; Yazılımda çıkabilecek hataları bulmak ve gidermek için gereken kaynaklar(zaman, personel)

•          Kullanılabilirlik; kullanıcının zorluk çekmeden yerine getirmek istediği tüm fonksiyonlar gerçekleştiriliyor mu?

•          Güvenlik; Yetkisi olmayan kişilerin yazılımda değişiklik yapması engellenebiliyor mu?

Yazılım Kalite Güvence Sistemi aşağıdaki yedi adım ile yerine getirilebilir.

•           Teknik metot ve gereçlerin kullanımını sağlamak

•          Teknik inceleme toplantılarının eşgüdümünü yapmak

•          Yazılım sınamaları yapma,

•          Kullanıcı tarafından belirlenen standart ve prosedürlere göre gelişimini garanti etme,

•          Değişiklikleri kontrol etmek, kullanıcıları uyarmak,

•          Değişiklikleri kontrol etmek, kullanıcıları uyarmak, bilgilendirmek

•          Yazılım metriklerinin toplanması, arşivlenmesi ve ölçümlerde bulunma

•          Tüm inceleme, gözden geçirme, sınama ve yazılım değişikliklerini kontrol etme

Proje Kalite Planı

•          Projenin tanımı aşamasından hayata geçirilme aşamasına kadar tüm evreleri kapsayan bir proje kalite planı hazırlanmalıdır.